כל מה שחשוב למעסיקים.ות לתכנן ולבצע ברבעון הראשון של השנה

עם כניסת שנה אזרחית חדשה – כל מה שחשוב לתכנן ולבצע ברבעון הראשון של השנה

בתחילתה של שנת העבודה, חשוב לתת את הדעת על שורה של נושאים, ועל החידושים בתחומים השונים: מילוי טופס 101 – אפשר גם באופן אלקטרוני; מעבר למסירת תלושי שכר באמצעות דואר אלקטרוני במקום תלוש שכר מודפס; עדכון נוהל חופשה, מחיקת יתרות ימי חופשה צבורים מעבר למותר והודעה על חופשות מרוכזות; בניית תכנית הדרכות שנתיות בנושא מניעת הטרדה מינית ולמניעת התעמרות; עדכון השכר הקובע לתקרת ההפקדות לביטוח פנסיוני; עדכון דמי הנסיעות ומדיניות הרכב; ותחילת ההיערכות לפרסום הדו"ח בקשר לפערי שכר בין עובדים לעובדות. 

טופס 101 – אפשרות למילוי טופס אלקטרוני

כמו בתחילתה של כל שנת מס, יש לוודא שכלל העובדות והעובדים ימלאו טופס 101, ובו יעדכנו את פרטיהם האישיים. האחריות לכך היא על המעסיקה, כמי שחייבת בניכוי מס במקור בהתאם לנתונים האישיים הרלוונטיים.

לתשומת ליבכן: רשות המיסים אישרה למלא טופס 101 אלקטרוני. ניתן להשתמש באחת המערכות שאושרו על-ידי הרשות או להגיש בקשה לאישור מערכת אחרת. לנוחותכן, להלן קישורים להנחיות רשות המיסים בנדון.

כללים להפקת טופס 101 אלקטרוני

הוראות – מילוי טופס 101 אלקטרוני 

תלושי שכר – מסירה של תלוש השכר בדואר אלקטרוני

החוק מאפשר מסירת תלוש שכר, באמצעות משלוח בדואר אלקטרוני, כחלופה למסירה של תלוש מודפס, לעובדות ועובדים שהסכימו לכך, וזאת באחת משלוש דרכים:

(1)  שליחת התלוש לכתובת דוא"ל של מקום העבודה שנמסרה לשימוש העובד.ת לצורך עבודתו.ה.

(2)  באמצעות אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיקה, שאליו יכול.ה העובד.ת להיכנס עם סיסמה אישית.

(3)  באמצעות כתובת דוא"ל פרטית של העובד.ת.

מסירת תלוש שכר בכל אחת מהדרכים הנ"ל מותנית בקיומם של תנאים מסוימים, הקבועים בחוק ובתקנות, ונועדו לוודא שהמידע הפרטי של העובד.ת מאובטח ושתלוש השכר יגיע ליעדו. כתנאי למסירת תלוש השכר בדרכים אלה, יש לקבל את הסכמת העובד.ת בכתב באמצעות טופס מתאים. עובד.ת שנתנ.ה הסכמה רשאי.ת לחזור בו.ה ולדרוש קבלת תלוש שכר מודפס, בכל שלב. 

חופשה שנתית – מחיקת יתרות עודפות והודעה על תכנית חופשות מרוכזות לשנה הקרובה

הזמן המתאים לעדכון מדיניות חופשה בחברה הוא בתחילתה של השנה, בטרם החל ניצול ימי החופשה השנתית לשנה זו, ובאופן שיאפשר לכן ולעובדות והעובדים להיערך לניצול ימי החופשה בהתאם.

אם בכוונתכן להודיע על חופשה מרוכזת במועד כלשהו במהלך השנה, רצוי להודיע על כך כעת, על-מנת לאפשר לעובדות ולעובדים לתכנן את ניצול ימי החופשה שלהם במהלך השנה, וכדי שתוכלו לוודא שבעת החופשה המרוכזת יעמדו לזכות כל עובד.ת מספיק ימי חופשה לניצול.

תכנית הדרכות שנתית – מניעת הטרדה מינית

החוק מחייב מעסיקות  "לנקוט אמצעים סבירים, בנסיבות הענין, כדי למנוע הטרדה מינית או התנכלות במסגרת יחסי עבודה". בתוך כך יש חובה לקבוע תקנון למניעת הטרדה מינית, למנות ממונה לנושא, להביא את התקנון ואת פרטי הממונה ודרכי ההתקשרות עימה לידיעת העובדות והעובדים, ולנקוט בצעדים אפקטיביים המותאמים למאפיינים הייחודיים של מקום העבודה, כדי למנוע הטרדה מינית.

מומלץ לקיים אחת לשנה הדרכות לכלל העובדים והעובדות במקום העבודה, וכן הדרכות נפרדות למנהלות ומנהלים.  

מניעת התעמרות בעבודה – קביעת מדיניות ותכנית הדרכות

בשנים האחרונות גדלה המודעות לתופעה של התעמרות בעבודה, ויחד עימה, גדל מספר התלונות והתביעות בנושא מצד עובדות ועובדים. התעמרות היא מעשה חמור ונקיטת צעדים למניעתה מהווה חלק מחובת המעסיקה לקיים סביבת עבודה בטוחה ולנהוג בעובדיה בתום-לב. יחד עם זאת, חשוב להבחין בין התעמרות לבין התנהלות ניהולית ומקצועית שהיא לגיטימית, גם אם לא תמיד נעימה.

כדאי שיהיה במקום העבודה נוהל מתאים למניעת התעמרות, וכחלק מן המאמץ למנוע אותה, לקיים הדרכות למנהלות ומנהלים, שייתנו להם כלים להתנהלות נכונה בעבודה, לטיפול מתאים באירועים ודיווח ולמניעת פגיעה בעובדות ועובדים וחשיפות אפשריות.

עדכון תקרת השכר לביצוע הפקדות פנסיוניות לפי צו ההרחבה לפנסיה חובה

צו ההרחבה הקובע את חובת הביטוח הפנסיוני של כלל העובדים במשק, מתיר להגביל את השכר הקובע שממנו יתבצעו הפקדות המעסיק.ה והעובד.ת לביטוח הפנסיוני, לשכר הממוצע במשק (בהנחה ששכר העובד.ת גבוה מכך).

ככל שהוסכם עם העובד.ת על הגבלת הביטוח הפנסיוני לשכר זה, יש לשים לב כי השכר הממוצע במשק מתעדכן לצורך כך בכל חודש ינואר, ונכון לינואר 2024 הוא עומד על סך 12,536 ₪. 

עדכון דמי נסיעות ומדיניות שימוש ברכב

ככל שדמי הנסיעות במקום העבודה משולמים בהתאם לצו ההרחבה הכללי במשק, ולא מעבר לכך, יש לערוך מעת לעת בדיקה של הנתונים הרלוונטיים – מקום מגורי העובד.ת ותעריף הנסיעה בתחבורה הציבורית מבית העובד.ת למקום העבודה וחזרה – על מנת לוודא שהתשלום המשולם לכל עובד.ת תואם את זכאותו.ה. מאחר שהעובדים מעדכנים את כתובתם בטופס 101 שהם ממלאים בתחילת השנה, זהו זמן מתאים לבדיקת הזכאות בהקשר זה ובמידת הצורך עדכון התעריף המשולם לעובד.

אם החברה מספקת לעובדות.ים כלי רכב או משלמת עבור אחזקת רכבם הפרטי, מומלץ לשקול עדכון של המדיניות מעת לעת, ובתוך כך גם לשקול החלת כללים שיעודדו מעבר משימוש ברכב פרטי לתחבורה ציבורית, קיום נסיעות שיתופיות של העובדים וכיו"ב. 

היערכות לפרסום הדו"ח השנתי לפי חוק שכר שווה לעובדת ולעובד

ככל שמועסקים במקום העבודה למעלה מ-518 עובדות.ים, וכן במקרים פרטניים נוספים המנויים בדין, יש לפרסם דו"ח שנתי בקשר לפערי שכר בין עובדים לעובדות. החובה כוללת עריכת דו"ח פנימי; פרסום דו"ח פומבי ומסירת הודעות לכל העובדות.ים בקשר לפערי השכר בקבוצת העובדות.ים אליה הם משתייכים. 

נשמח לעמוד לרשותכם.ן ולייעץ בכל שאלה בעניין.